Как выдаются деньги из касс? Правила выдачи

Порядок выдачи денежных средств из кассы компании

Согласно положению N 373-П основным документом, которым оформляется выдача денежных средств, является расходный кассовый ордер (форма 0310002), при выплате зарплаты его заменяют расчетно-платежные ведомости (форма 0301009) или платежные ведомости (форма 0301011), утвержденные постановлением Госкомстата РФ N 88. Заметим, что для государственных (муниципальных) учреждений приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н предусмотрены "бюджетные" формы документов. Так, это расчетно-платежные ведомости (форма 0504401), платежные ведомости (форма 0504403). Есть книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий (форма 0504046). Она применяется при выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Есть отдельный бланк для подотчетников - ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (форма 0504501). Она применяется при выдаче наличности сразу нескольким "подотчетникам" взамен выписки индивидуальных расходных ордеров.

Возврат в банк неиспользованных наличных денежных средств получатели бюджетных средств осуществляют на основании объявления на взнос наличными (форма 0402001). Все перечисленные унифицированные формы следует закрепить в положении о соблюдении кассовой дисциплины и указать, когда они применяются. После этого можно переходить к инструкции о действиях бухгалтера при выдаче денег.

Пошаговый алгоритм выдачи денег из кассы

Шаг 1: проверка. Перед выдачей денег по расходному ордеру кассир проверяет:
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
- наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном ордере;
- соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов;
- соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя денег, указанных в расходном ордере или иной форме, документу, удостоверяющему личность.

Шаг 2: выдача денег. Кассир подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче, после этого передает расходный ордер (иную унифицированную форму) получателю, который указывает прописью сумму принимаемой наличности и расписывается. Кассир пересчитывает подготовленные к выдаче деньги так, чтобы получатель мог наблюдать, и выдает деньги полистным, поштучным пересчетом. Если деньги выдаются по расчетно-платежной ведомости (форма 0301009) (платежной ведомости (форма 0301011)), то перед подписью лица, которому доверено получение денег, кассир делает надпись "по доверенности". Если доверенность оформлена на несколько выплат, то с нее делаются копии, которые прилагаются к каждому расходному документу.

Шаг 3: контроль. Данный этап касается в основном получателя наличности, который под наблюдением кассира пересчитывает полученные им деньги. Кассиру, в свою очередь, остается подписать расходный ордер, и выдачу денег можно считать завершенной.

Нами описан самый общий алгоритм выдачи денег из кассы. Его можно дополнить правилами депонирования не выданных работникам сумм, прописав их для удобства бухгалтера в отдельной памятке. К примеру, инструкция по депонированию может выглядеть так:
1) напротив фамилий работников, которым не проведена выдача денег, в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассир делает надпись "депонировано";
2) в произвольной форме оформляется реестр депонированных сумм, в котором указываются заголовочная часть (наименование учреждения), дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номера расчетно-платежной (платежной) ведомости, данные работников, не получивших наличные деньги, сумма не выплаченных им денег, итоговая сумма по реестру;
3) кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную (платежную) ведомость, реестр депонированных сумм и передает их главному бухгалтеру, а при его отсутствии - руководителю.

Итак, ничего сложного в депонировании денег нет, если изложить это в понятной форме.

• Быстрый поиск по финансовому сайту:

  •