Бухгалтерская документация в электронном виде

Электронный формат счетов-фактур и документации

Полагаем, читатель согласится, что организации удобно и выгодно переводить в электронный формат не только счета-фактуры, но и другие документы, в частности "первичку" бухгалтерского учета. Кроме этого, первичный документ в электронном виде, заверенный ЭЦП, имеет такую же силу, как бумажный аналог, и также подтверждает доходы и расходы для целей налогообложения (письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2). Если читатель с этим согласен и понимает, что рано или поздно учреждение "оцифрует" все свои документы, ему нужно знать о приказе Росстандарта от 26.10.2010 N 327-ст, которым введен национальный стандарт ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению".

В нем сказано, что электронный документ (сообщение) должен составляться на принятом универсальном формате (XML-документ) с установленной структурой и с заданным составом элементов и их атрибутов и набора дополнительных файлов, являющихся частью сообщения. Информационное взаимодействие осуществляется посредством последовательного обмена сообщениями. При этом одна система рассматривается как отправитель документа на исполнение (или на обработку), а вторая система управления документами рассматривается как получатель, обеспечивающий исполнение (обработку) полученного документа. При этом сообщение (документ) должно быть заверено ЭЦП и другими аналогами собственноручной подписи или зашифрованы. Налоговики, кстати, уже утвердили электронные форматы двух первичных документов: товарная накладная и акт приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@).

Электронная бухгалтерская документация

Мы не исключаем, что это только начало, и разработка форматов электронных документов будет продолжена. Если читателю интересно, то он может поставить на контроль подобные акты налогового ведомства и сделать для себя обновляемый перечень первичных документов, для которых утвержден электронный формат. Это поможет в принятии своевременного решения о переводе всего документооборота учреждения на электронный формат.

В целом, с электронными документами, включая счета-фактуры, книги покупок и книги продаж, сложностей пока немало. При этом следует обратить внимание не только на оформление своих счетов-фактур при оказании платных услуг, но и на проверку счетов-фактур от поставщиков и подрядчиков. Ошибки в таких документах могут лишить учреждение права на налоговый вычет, который уменьшает сумму НДС к начислению, а это чревато увеличением налоговой нагрузки на учреждение. Чтобы этого избежать, бухгалтеру нужно одинаково тщательно относиться к составлению своих и проверке чужих счетов-фактур, в каком бы виде они ни были получены или отправлены. Надеемся, что изложенные в статье рекомендации помогут бухгалтеру в организации непростого, но нужного и современного электронного оборота счетов-фактур в учреждении.

• Быстрый поиск по финансовому сайту:

  •