Выдача подотчетных сумм, расходование денег

Расчеты с подотчетными лицами, расход наличности

По нашему мнению, в вопросе выдачи наличных денег под отчет следует выделить несколько подвопросов:
- цели, сроки и размеры выдачи подотчетных сумм;
- список подотчетных лиц и их отчетность по полученным (израсходованным) суммам;
- правила возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Что касается целей, можно выделить два направления расходования денежных средств: командировочные и хозяйственно-административные расходы. Их примерный перечень приведен в таблице:

Г—————————————————————————————————T—————————————————————————————————————¬
|     Командировочные расходы     |Хозяйственно-административные расходы|
+—————————————————————————————————+—————————————————————————————————————+
|- расходы по проезду к месту     |- расходы на приобретение            |
|служебной командировки и обратно,|материальных ценностей;              |
|оплата сборов;                   |- почтовые и канцелярские и расходы; |
|- возмещение суточных в          |- затраты на приобретение ГСМ для    |
|командировке;                    |служебного транспорта учреждения;    |
|- оплата найма жилого помещения в|- оплата работ или услуг в пределах  |
|период нахождения в командировке;|лимита расчета наличными             |
|- расходы на оформление          |                                     |
|загранпаспорта, медицинской      |                                     |
|страховки, иные сборы            |                                     |
+—————————————————————————————————+—————————————————————————————————————+

Для каждого из выделенных направлений следует установить объем выдачи подотчетных сумм. В частности, на командировочные расходы точную цифру определить невозможно, однако можно сделать приближенный расчет, исходя из данных письменного заявления подотчетного лица (служебной записки работника). Этот документ подписывает руководитель, удостоверяя сумму наличных денег и срок, на который они выдаются.

Выдача денег под отчет на хозяйственные расходы

В части административно-хозяйственных расходов можно установить ограничение, например 10 тысяч рублей, в пределах которого выдаются деньги под отчет на хозяйственные расходы. Основанием для выдачи здесь также будет являться письменное заявление работника, подписанное руководителем, с указанием суммы и срока, на который выданы деньги. В положении N 373-П установлено общее правило, согласно которому подотчетное лицо обязано отчитаться о расходах в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет.

Хозяйственные расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица. По служебной командировке к авансовому отчету (форма 0504049) должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В бухгалтерии проверяются все оправдательные документы и обоснованность расходов, после чего с сотрудниками производятся окончательные расчеты. Напоминаем, выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Кого надо включать в перечень подотчётных лиц?

В перечень подотчетных лиц, как правило, включаются сотрудники, с которыми заключен договор о материальной ответственности. При этом наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем из них, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением (приказом) руководителя учреждения. Список подотчетных лиц, которые могут быть отправлены в служебную командировку, утверждать не советуем, так как нельзя исключать, что в командировку может быть направлен практически любой работник учреждения (за исключением охраны, обслуживающего персонала), если в этом есть служебная необходимость. Такие лица указываются в приказах руководителя о направлении работника в служебную командировку.

И еще: практика проверок государственных (муниципальных) учреждений показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а бухгалтеры не торопятся принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользуемые и невозвращаемые суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного работника, а учреждение получит замечание по нарушению порядка ведения кассовых операций. Чтобы до этого не доходило, нужно помнить, что если работник в добровольном порядке не погашает свою задолженность перед учреждением, то взыскать сумму долга с него можно в принудительном порядке. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (статья 137 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, в противном случае разногласия придется решать в суде.

Остается надеяться, что самостоятельно разработанное грамотное положение об операциях с наличностью поможет укрепить кассовую дисциплину в учреждении. Главное - чтобы внутренний документ был понятен пользователям (бухгалтерам и кассирам), учитывал специфику деятельности учреждения и соблюдался сотрудниками, так же как исходный нормативный акт (положение N 373-П).

• Быстрый поиск по финансовому сайту:

  •